Lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp với các công ty du lịch lữ hành

511 5/9/2020 10:09:02 AM

Gần đây, trong khủng hoảng của đại dịch covit-2019. Rất nhiều công ty du lịch đang tìm kiếm giải pháp để quản lý công ty của mình. Đây là giải pháp tối ưu đến việc quản lý vận hành công ty được linh hoạt không những trong giai đoạn khủng hoảng mà còn có thể hồi phục nhanh chóng trong giai đoạn thuận lợi. Câu hỏi đặt ra là công ty lựa chọn giải pháp quản lý hay phần mềm du lịch nào cho mình.

Để lựa chọn được sản phẩm phần mềm phù hợp với doanh nghiệp du lịch của mình là vấn đề đau đầu với nhiều chủ doanh nghiệp công ty du lịch lữ hành. Bài viết dưới đây giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm du lịch hiệu quả.

1. Phải là giải pháp doanh nghiệp du lịch lữ hành có tính chuyên gia.

Nhiều phần mềm quản lý du lịch có nhiều tính năng, nhưng những tính năng này chỉ để ghi ra cho có, chứ không có tính logic và giải quyết triệt để các vấn đề các công ty du lịch gặp phải. Ví dụ cùng là tính năng tính giá, chức năng này có hầu hết ở các phần mềm quản lý du lịch, tuy nhiên ở những phần mềm chuyên sâu, họ có những tính năng tính toán tự động để tối ưu giá cho doanh nghiệp, giảm thao tác thủ công chỉ bằng 1 click chuột. Vì vậy với việc chỉ nhìn qua bề ngoài thì sẽ không đánh giá hết được những ưu điểm của hệ thống, thậm chí khi doanh nghiệp đã triển khai một giải pháp đơn giản thì hầu như không thể tiếp cận với giải pháp tốt hơn vì đã quen với mức đơn giản như vậy rồi.

Với phần mềm chuyên gia trong ngành du lịch, các công ty sẽ học hỏi được nhiều về cách tổ chức vận hành hệ thống, linh hoạt trong phát triển. Hoàn toàn có thể dựa vào đó để định hướng sử dụng công nghệ thông tin ứng dụng trong tương lai, cũng như xu thế phát triển của thế giới.

Ngoài ra doanh nghiệp tập trung vào nghiệp vụ chính mà doanh nghiệp sẽ hay sử dụng nhất để phục vụ các nghiệp vụ cốt lõi, tránh tập trung vào các tính năng mà có cũng được mà không có cũng chẳng sao.

2. Giải pháp được ứng dụng ở các đơn vị lớn hàng đầu trong nước và các nước Đông nam á khác

Các phần mềm quản lý du lịch nếu chỉ được ứng dụng ở các đơn vị nhỏ sẽ làm vướng doanh nghiệp khi phát triển lớn hơn, mở rộng nhiều văn phòng hơn hoặc phạm vi dịch vụ nhiều hơn. Như vậy về tầm nhìn các công ty du lịch khi áp dụng như vậy sẽ không học được các kinh nghiệm triển khai và quản lý công ty ở mức độ cao hơn, và tối ưu hơn. Về lâu dài ứng dụng giải pháp như vậy sẽ làm doanh nghiệp đi chậm và không theo chuẩn với xu thế của thế giới, điều này các doanh nghiệp lớn hàng đầu về du lịch phải quan tâm rất nhiều trong giai đoạn phát triển 4.0 hiện nay. Với doanh nghiệp lớn việc mở rộng 1 văn phòng ở bất kỳ đâu trên thế giới chỉ mất tối đa 1 tuần để setup, đảm bảo văn phòng đó hoạt động độc lập, theo đúng nghiệp vụ riêng biệt của họ mà vẫn đảm bảo hoạt động chung của doanh nghiệp. Hoặc trong giai đoạn khủng hoảng các công việc được chuyển về trụ sở để giải quyết mà không cần tốn thời gian bàn giao vận hành.

Ngoài ra quá trình công ty phát triển lớn lên, với giải pháp dạng cơ bản lúc đầu thì sẽ thấy chiếc áo vướng víu, quá chật trội, nhưng vì đã quen với chiếc áo như vậy sẽ làm kìm hãm doanh nghiệp phát triển, vì lúc đó hạ tầng không đủ. Thay thế sang giải pháp tốt hơn thì doanh nghiệp ngại tốn kém do thay đổi thói quen và tư duy phát triển mới. 

Du lịch là không giới hạn, do vậy việc mở rộng doanh nghiệp sang các nước khác trong đó có các nước Đông Nam á bởi sự thống nhất của thị trường này trong tương lai là điều các doanh nghiệp cũng cần tính đến. Phần mềm được triển khai đa dạng ở nhiều nước sẽ học hỏi được các đặc tính của mỗi thị trường trong phần mềm do vậy giúp doanh nghiệp áp dụng nhanh chóng và dễ dàng nhất.

3. Giải pháp triển khai nhiều dạng khách hàng

Ngành du lịch là ngành dịch vụ với nhiều mức đa dạng về khách hàng cũng như các loại hình dịch vụ, vì vậy trong chính bản thân 1 thị trường phức tạp như inbound chẳng hạn cũng chứa đựng rất nhiều các mô hình bán hàng khác nhau. Mỗi mô hình bán hàng sẽ có mức độ chuyên sâu về cách xử lý, để vừa đảm bảo tính đồng bộ với hệ thống chung lại vừa đảm bảo các đặc thù riêng của mô hình này. Làm sao cho việc kết hợp các mô hình thực sự trong 1 tổng thể chung của doanh nghiệp.

Các mô hình như tour trọn gói, tour customized, tour warkin, tour sic, tour series, tour daily, và tariffs v.v.. sẽ có đặc thù khác nhau, do vậy doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều mô hình bán hàng này hoặc mở rộng các mô hình bán hàng mới để phù hợp với tính hình kinh doanh mới của công ty sau này.

Ngoài ra, mô hình triển khai cho nhiều loại nguồn khách khác nhau, bởi vì mỗi nguồn khách sẽ có đặc tính riêng của thị trường đó. Như khách Việt, khách Đông Nam á, khách Trung quốc, khách Châu âu, khách Mỹ, khách Nam mỹ, khách Úc v.v.. Mỗi nguồn khách sẽ có đặc thù riêng, cũng như sử dụng các loại dịch riêng theo đặc thù riêng đó. 

4.  Giải pháp đảm bảo tính riêng biệt giữa các phân hệ/phòng ban

Với những phần mềm cho mô hình công ty nhỏ, có thể vài người vận hành toàn bộ chức năng trong cả công ty. Nhưng để phát triển chuyên nghiệp thì các chức năng cần phải được sử dụng độc lập, để đảm bảo tính linh hoạt trong quá trình hoạt động không gián đoạn và chủ động xử lý của bộ phận đó. Nếu không đảm bảo như vậy thì rất nhiều công việc doanh nghiệp sẽ bị đình trệ.

5. Lựa chọn phần mềm nên tham khảo đánh giá của các khách hàng trước đó.

Nếu nhìn vào tính năng không thì rất nhiều công ty sẽ lầm tưởng đáp ứng được công việc của họ, nhưng điều quan trọng hay tham khảo các khách hàng của sản phẩm đó, tất nhiên việc tham khảo vậy chỉ mang tính tương đối vì mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau. Nhưng điều quan trọng là kinh nghiệm triển khai của phần mềm đó, làm thế nào để triển khai thành công cho doanh nghiệp mới là điều quan trọng.

6. Quan trọng nhất là hãy dùng thử.

Việc dùng thử sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về nhu cầu của mình. Hay tập trung vào các bước sau đề việc sử dụng hiệu quả thay cho việc đưa nhiều tiêu chí lựa chọn không hợp lý. Vì chốt lại công ty du lịch lữ hành cần giải pháp để giải quyết các vấn đề của mình và các công ty hay đưa ra yêu cầu phục vụ cho vấn đề hiện nay cũng như mở rộng công ty sau này, bên thực thi giải pháp quản trị du lịch lữ hành phải đưa các giải pháp tối ưu để đáp ứng các yêu cầu đó.

Các bước cơ bản trong việc dùng thử:

- Chuẩn bị dữ liệu khách sạn/nhà hàng/xe/guide v.v.. cho việc dùng thử hệ thống.

- Kiểm tra các tình huống bán hàng cho khách.

- Kiểm tra các chức năng thu tiền của khách linh hoạt.

- Kiêm tra các chức năng book đặt và điều hành dịch vụ.

- Kiểm tra các chức năng chi trả tiền với nhà cung cấp.

- Kiểm tra chặt trẽ doanh thu chi phí. Có báo cáo đầy đủ về lợi ích của mỗi bộ phận làm lợi cho công ty điểm nào.

- Kiểm tra số liệu tổng hợp.

Như vậy với một số bước cơ bản các doanh nghiệp du lịch lữ hàng dễ dàng tìm cho mình giải pháp phù hợp để phục vụ cho mô hình phát triển của mình. Tất nhiên vì nó chỉ là bước cơ bản nên không thể toàn vẹn hết các vấn đề nhưng nó giúp doanh nghiệp có cái nhìn rộng hơn về mối quan tâm của mình cũng như lựa chọn cho mình giải pháp quản lý doanh nghiệp của mình phù hợp nhất.